Wij bieden
Een dynamische functie binnen een fijne organisatie waar alles om goed onderwijs draait. | |
Werken vanuit autonomie, vertrouwen en verbinding. | |
Een maximaal bruto salaris van €4.254,- (bij een fulltime aanstelling.) | |
De mogelijkheid om deels thuis te werken. | |
Vrije tijd tijdens schoolvakanties! |
Wij zoeken
Een doortastende, enthousiaste en verbindende (bestuurs)secretaresse, | |
met MBO+ werk- en denkniveau en enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. | |
Iemand die anticipeert, structureert en goed overzicht heeft. | |
Iemand met humor én gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. |
Waarom SPO Utrecht?
Elke dag het verschil maken voor ons CvB, onze staf en directeuren | |
Dé kans om met jouw organisatorische kracht van betekenis te zijn voor het onderwijs. | |
Een zeer professionele cultuur. | |
Een toegankelijk en deskundig netwerk van stafcollega's, directeuren en College van Bestuur. | |
Altijd een school die bij jou past. |
Als (bestuurs)secretaresse bij SPO Utrecht ondersteun je in de eerste plaats ons College van Bestuur (CvB). Je neemt zoveel mogelijk administratieve en organisatorische werkzaamheden uit handen. Je beheert meerdere agenda’s, plant afspraken voor het CvB en andere (staf)collega’s en organiseert bijeenkomsten. Dit alles doe je in de dynamische omgeving van het Utrechtse openbaar basisonderwijs. Het secretariaat bestaat uit meerdere collega’s. Op dit moment wordt gewerkt aan een verdere professionalisering en ontwikkeling van het team. Ook daarin speel jij een belangrijke rol. Is deze boeiende baan iets voor jou?
Een greep uit jouw werkzaamheden
Misschien begin je vandaag wel vanuit huis. Rustig opstarten, kop koffie in de hand. Je neemt de agenda’s van het CvB van vandaag door, checkt of er nog wijzigingen zijn en bekijkt de ingekomen mails. Voordat je vertrekt zet je nog snel de laatste versie van de vergaderstukken klaar in iBabs. Zo weet je zeker dat het CvB de dag ook goed kan starten.
Je springt op de fiets, die je recent hebt aangeschaft van onze fietsregeling. Het is mooi weer vandaag, dus dat is geen straf. Aangekomen op de Orteliuslaan maak je eerst een praatje met je collega’s. Eenmaal gesetteld beantwoordt je enkele mails en telefoontjes en dan zet je je tanden in de Teams omgeving van het secretariaat. Je bent echt een mooie verbeterslag aan het maken. In de middag werk je een notitie uit, stuur je een mailing naar alle directies en regel je een attentie voor een zieke collega. Je loopt nog even langs bij het CvB om een meeting voor de volgende dag voor te bereiden en zet alles voor ze klaar. Op de valreep zorg je er nog voor dat een directeur van één van onze scholen zo snel mogelijk wordt teruggebeld door de juiste collega. Een kleine calamiteit die je goed inschat. Je hebt het verschil kunnen maken. Met een tevreden gevoel stap je einde middag weer op de fiets.
En morgen, morgen kan het zo maar een hele andere dag zijn. Ben je misschien wel aanwezig bij het maandelijkse directeurenoverleg en zorg je ervoor dat alles daar op rolletjes loopt. Werk je samen met een ander secretariaat om een stedelijk overleg te organiseren. Of bel je met wat directeuren om hun jaargesprekken in te plannen. Minstens zo leuk toch?
Wij zoeken
Je bent een zelfstandige, proactieve secretaresse. Je steekt graag je handen uit de mouwen en raakt niet in paniek van ad hoc werkzaamheden. Sterker nog, dit geeft jouw dag kleur! Het organiseren van (agendatechnisch ingewikkelde) overleggen en stevig agendabeheer is voor jou de gewoonste zaak van de wereld. Jij behoudt het overzicht, weet wat iedereen belangrijk vindt en anticipeert gemakkelijk. Daarbij kun jij op een professionele manier goed je eigen grenzen bewaken.
Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau en hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Systemen en programma’s zoals Office, Teams, Sharepoint en iBabs kennen voor jou geen geheimen en je kunt goed meedenken over de bijvoorbeeld de inrichting van de documentenstructuur. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, of het nou in gesprek of op papier is. Je werkt gestructureerd, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet tactvol om te gaan met verschillende belangen binnen en buiten de organisatie. Wat dat betreft ben je een echte verbinder. En dan ben je ook nog eens een fijne collega, met mooie humor en oog voor de mensen om je heen. We vragen nog al wat. Maar daardoor weten we ook: dankzij jou loopt het secretariaat van SPO Utrecht op rolletjes. Zie jij het je al doen?
Bij SPO Utrecht werk je vanuit autonomie en verantwoordelijkheid. We vertrouwen op jouw kwaliteiten. Je maakt keuzes die passen bij jouw school, jouw groep en de wijk waarin je werkt. Maar je staat er nooit alleen voor. Dankzij onze goed opgeleide schoolopleiders en stevige coaching en begeleiding, kun je je blijvend ontwikkelen. Op de basisschool die bij jou past. In de functie die bij je past. En ben je toe aan een volgende stap, dan zijn er goede doorgroeimogelijkheden. Ons motto is dan ook: Samen leren groeien. Dat doen we vanuit mooie, duurzame werkplekken verspreid door de stad.
Werken bij SPO Utrecht betekent werken bij een groot en divers bestuur van 34 openbare basisscholen, een school voor speciaal basisonderwijs, twee scholen voor speciaal onderwijs, een school voor VSO en een internationale school. Een flink rijtje dus, allemaal gelegen in Utrecht, Vleuten en De Meern. En allemaal met hun eigen, unieke karakter. We werken vanuit autonomie, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Wat betekent: eigen, verantwoorde keuzes maken én zoeken naar verbinding en de kracht van het collectief waar het ons sterker maakt. Dát kenmerkt SPO Utrecht.
Vanuit ons mooie kantoor aan de Orteliuslaan ondersteunen alle stafmedewerkers de scholen, directeuren en het College van Bestuur. Ieder vanuit zijn eigen expertise, kennis en ervaring. Duurzame professionalisering, persoonlijke groei en ontwikkeling zijn belangrijke speerpunten in ons werk. We willen een goede werkgever zijn voor al ons personeel en een fijne collega voor onze maatschappelijke partners. Zodat we nu en in de toekomst goed onderwijs blijven geven aan de kinderen in Utrecht. Dit doen we met plezier
Werken bij SPO Utrecht is een feest! Naast dat we je een dynamische, betekenisvolle functie bieden binnen onze professionele organisatie en ons enthousiaste team, zorgen we goed voor ons personeel. We weten dat jij, samen met onze 1100 andere collega’s, elke dag het verschil maakt voor onze leerlingen. Dat waarderen we. Bijvoorbeeld door volop ruimte te bieden aan jouw eigen vakmanschap. Bij ons werk je vanuit autonomie, vertrouwen en verbinding. Er is veel mogelijkheid voor scholing en persoonlijke ontwikkeling. Je werkt vanuit een nieuw en goed bereikbaar kantoor aan de Orteliuslaan in Utrecht, maar je kan ook deels thuis werken. En verder:
Solliciteer voor 1 april 2025 door je cv en korte motivatie te mailen naar mieke.hartog@spoutrecht.nl, onder vermelding van ‘vacature bestuurssecretaresse’. Eerst meer weten over de functie? Mieke Hartog (HR, tel. 030- 2652640) staat voor je klaar.